In der Vergangenheit ist es mir als Zertifizierungsauditor und auch als Berater sehr häufig vorgekommen, dass, wenn ich neu in eine Organisation hineingekommen bin, das QM-Handbuch, die Prozesslandkarte und überhaupt das dargestellte Managementsystem recht wenig mit den tatsächlichen Tätigkeiten und Abläufen zu tun hatte. Ich habe die jeweilige Organisation in den Beschreibungen und Darstellungen schlicht nicht wiedergefunden. Stattdessen fand ich:
- Eine Prozesslandkarte entsprechend der Nomenklatur der ISO 9001
- Allgemeine Beschreibungen ohne Bezug auf die Besonderheiten des Unternehmens
- Teilweise noch Strukturen der ISO 9001 Stand 1994
Ein QM-System kann jedoch nur funktionieren und wird nur dann von den Beschäftigten anerkannt und akzeptiert, wenn es die individuellen Belange der eigenen Organisation wiedergibt.
Das ist auch logisch. Ein Handwerksbetrieb ist anders strukturiert, als ein Kindergarten oder ein Großkonzern oder eine Zahnarztpraxis.
Dieser Tatsache hat sich die wesentliche neue Anforderung verschrieben, die eigene Organisation in den Kontext zu setzen, sich also bewusst zu machen, in welchem internen und in welchem externen Umfeld man sich bewegt. Einen ersten Ansatz gibt das nachfolgende Bild:
Das eigene Unternehmen in den Kontext zu setzen, ist also ein bewusster Prozess, den es zu dokumentieren gilt. Er ist die Basis für alle weiteren Aktivitäten, insbesondere jedoch für die Erstellung einer eigenen Prozesslandkarte.